Videosorveglianza in azienda: quando serve l'autorizzazione e come ottenerla


Se in azienda lavora anche un solo dipendente che può essere ripreso, le telecamere si possono installare solo dopo un accordo con le rappresentanze sindacali o, in mancanza, dopo l'autorizzazione dell'Ispettorato del Lavoro. Installarle prima, anche solo per difendersi dai furti, è un reato. Questa guida spiega quando scatta l'obbligo, come si presenta la domanda e quali errori evitare.


Un caso tipico

Il titolare di un bar con due dipendenti nota alcuni ammanchi di cassa. Acquista un impianto con quattro telecamere, una delle quali inquadra il bancone e la cassa, e lo fa installare in un pomeriggio. Collega le immagini a un'app sul telefono e pensa di aver risolto il problema.
In realtà ha appena commesso un illecito penale. Le telecamere riprendono i dipendenti mentre lavorano, e né l'accordo sindacale né l'autorizzazione dell'Ispettorato sono stati ottenuti prima dell'installazione. Nemmeno una firma di consenso dei due dipendenti avrebbe sanato la situazione.


Cosa prevede la legge

L'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori (Legge 300/1970, modificato dal D.Lgs. 151/2015) consente gli impianti da cui può derivare un controllo a distanza dei lavoratori solo per tre finalità:
esigenze organizzative e produttive;sicurezza del lavoro;tutela del patrimonio aziendale.
Anche quando la finalità è legittima, l'impianto può essere installato solo dopo: un accordo con la RSA o la RSU, se presenti in azienda; l'autorizzazione dell'Ispettorato del Lavoro, se le rappresentanze sindacali non ci sono o se l'accordo non viene raggiunto.
Il controllo dell'attività dei lavoratori non può mai essere lo scopo dell'impianto.


Quando serve e quando no

Serve l'autorizzazione se le telecamere possono riprendere, anche solo occasionalmente, uno o più lavoratori. Rientrano in questa definizione i dipendenti a tempo pieno o parziale, gli apprendisti, i lavoratori intermittenti e stagionali.
Non serve l'autorizzazione dell'Ispettorato se in azienda non ci sono lavoratori, ad esempio in un'attività gestita solo dal titolare. Restano comunque gli obblighi privacy nei confronti di clienti e fornitori ripresi.
Un dubbio frequente riguarda le telecamere che inquadrano solo l'esterno o l'ingresso. Se in quelle aree i dipendenti passano o lavorano, l'obbligo resta. Conviene valutarlo caso per caso prima dell'acquisto.


Come si presenta la domanda all'Ispettorato

La domanda si presenta con il modulo dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro per gli impianti audiovisivi, firmato dal legale rappresentante. Si invia via PEC all'Ispettorato territorialmente competente, per Roma l'Ispettorato Territoriale di Roma.
Documenti da preparare:modulo di istanza compilato in formato digitale;relazione sulle motivazioni: perché servono le telecamere (ad esempio furti subiti, rapine, sicurezza degli accessi), con la maggiore precisione possibile;planimetria dei locali  (opzionale) con la posizione di ogni telecamera e il suo angolo di ripresa;caratteristiche tecniche dell'impianto: numero di telecamere, registrazione, tempi di conservazione, chi può vedere le immagini e da dove, compresa l'eventuale visione da smartphone;marca da bollo oppure dichiarazione sostitutiva, in caso di invio telematico.
Durante l'istruttoria l'Ispettorato può chiedere integrazioni o prescrivere modifiche, come lo spostamento di una telecamera che inquadra in modo fisso una postazione di lavoro.Le imprese con più sedi di competenza dello stesso Ispettorato territoriale, con le stesse motivazioni e lo stesso tipo di impianto, possono presentare una sola domanda per tutte le sedi.


Dopo l'autorizzazione

Ottenuto il provvedimento, prima di accendere le telecamere:installare l'impianto rispettando esattamente quanto autorizzato;consegnare ai lavoratori l'informativa sull'uso delle telecamere e sul trattamento delle immagini;affiggere i cartelli di area videosorvegliata prima del campo di ripresa;rispettare i tempi di conservazione indicati, in genere brevi, e limitare l'accesso alle immagini alle sole persone autorizzate.Ogni modifica successiva, come nuove telecamere, nuove zone riprese o l'accesso remoto non previsto, va nuovamente valutata e, se necessario, autorizzata.


Le sanzioni

L'installazione senza accordo o autorizzazione è punita dall'articolo 38 dello Statuto dei lavoratori con l'ammenda da 154 a 1.549 euro o con l'arresto da 15 giorni a un anno. Nei casi più gravi le due pene si applicano insieme. È punita anche la sola installazione, senza che l'impianto sia mai stato acceso.Le immagini raccolte senza autorizzazione, inoltre, in genere non possono essere usate in un eventuale procedimento disciplinare. Proprio il furto che si voleva scoprire rischierebbe di restare senza conseguenze.


Gli errori più comuni

Questa la lista degli errori più comuni che ci capita di incontrare:Installare prima e chiedere dopo. L'autorizzazione non sana un impianto già montato.Far firmare ai dipendenti un consenso. Non sostituisce né l'accordo sindacale né l'autorizzazione.Inquadrare in modo fisso la cassa o una postazione di lavoro senza una motivazione solida, un aspetto su cui l'Ispettorato è particolarmente attento.Guardare le immagini dal telefono quando l'accesso remoto non è stato dichiarato nella domanda.Aggiungere telecamere nel tempo senza aggiornare l'autorizzazione.


Domande frequenti (FAQ)

Ho un solo dipendente: serve comunque l'autorizzazione? Sì. L'obbligo scatta con la presenza anche di un solo lavoratore che può essere ripreso.
Se l'impianto è installato ma non ancora acceso, sono in regola? No. È sanzionata anche la sola installazione prima dell'accordo o dell'autorizzazione, non solo l'utilizzo.
Quanto tempo richiede l'autorizzazione? Dipende dal carico di lavoro della sede dell'Ispettorato e dalla completezza della documentazione. Una domanda ben preparata evita richieste di integrazione e allunga meno i tempi.
Se assumo il primo dipendente e ho già le telecamere? Prima che il lavoratore inizi a lavorare nelle aree riprese occorre ottenere l'autorizzazione, oppure disattivare o spostare le telecamere interessate.
Posso usare le immagini per contestare un furto a un dipendente? Solo se l'impianto è stato regolarmente autorizzato e il lavoratore ha ricevuto un'adeguata informativa. In caso contrario l'utilizzo delle immagini è a forte rischio.


Come possiamo aiutarti

Lo Studio di Consulenza del Lavoro Dandoli Barnini segue l'intera pratica: verifica dell'obbligo, relazione sulle motivazioni, predisposizione dell'istanza all'Ispettorato di Roma, informativa ai lavoratori e gestione delle eventuali richieste di integrazione.
Stai valutando l'installazione di telecamere nella tua azienda o nel tuo locale? Contattaci per una prima valutazione gratuita, nelle sedi di Roma EUR e Roma Est.